ما هي أتمتة العمليات التجارية بالذكاء الاصطناعي؟
أتمتة العمليات التجارية ويعني إسناد المهام المتكررة والمنتظمة إلى البرنامج، بدلاً من القيام بها يدويًا بواسطة الموظفين. لا تؤدي الأتمتة التقليدية إلا المهام ذات المسار الثابت تمامًا؛ ولكن مع وصول الذكاء الاصطناعي، يمكن أتمتة المهام التي تحتاج إلى فهم النص أو قراءة المستندات أو اتخاذ قرارات بسيطة.
على سبيل المثال، تلقي رسالة بريد إلكتروني خاصة بالطلب، واستخراج العناصر وتفاصيل العميل من نصها المجاني، وإدخال الطلب في النظام وإرسال التأكيد، كان يتطلب موظفًا حتى سنوات قليلة مضت. اليوم يمكن أتمتة هذا التدفق بالكامل.
لماذا تعد أتمتة العمليات ضرورية؟
توفير الوقت: يتم تحرير الساعات كل أسبوع يتم قضاؤه في نسخ المعلومات بين الأنظمة.
تقليل الخطأ البشري: التعب والتشتت في المهام المتكررة يسبب الأخطاء؛ النظام لا يتعب.
سرعة الاستجابة: تتم معالجة الطلبات في ثوانٍ، وليس ساعات أو أيام.
قابلية التوسع: مع نمو الأعمال التجارية، يتم إنجاز المزيد من العمل دون زيادة متناسبة في القوى العاملة.
رضا الموظفين: يركز الموظفون على المهام الإبداعية والعلاقات مع العملاء بدلاً من المهام المملة.
خدمات أتمتة العمليات من Netanik
تصميم سير العمل الذكي
تم تصميم عمليات سير العمل متعددة الخطوات التي تبدأ بحدث، مثل تقديم طلب، أو تلقي نموذج، أو تلقي بريد إلكتروني، وتقدم الخطوات التالية تلقائيًا. حيثما يكون اتخاذ القرار أو فهم النص مطلوبًا، يأتي دور الذكاء الاصطناعي، وحيثما يتطلب الأمر التحقق البشري، تتم إحالة العمل إلى الشخص المسؤول.
التكامل مع الأدوات الموجودة
ليست هناك حاجة للتخلي عن البرنامج الحالي. تعمل الأتمتة على ربط أنظمتك الحالية مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) وبرامج المحاسبة والمتجر عبر الإنترنت والبريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة والمراسلين من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API) بحيث يمكن نقل البيانات فيما بينها دون تدخل يدوي.
معالجة المستندات الذكية
استخراج المعلومات من الفواتير والعقود والنماذج ورسائل البريد الإلكتروني بشكل تلقائي باستخدام الذكاء الاصطناعي وتسجيلها في الأنظمة الخاصة بها؛ حتى عندما يكون تنسيق المستند ليس هو نفسه.
تقليل الخطأ البشري
يؤدي التحقق التلقائي من صحة البيانات والتحقق من مطابقة المعلومات والتحذير في الحالات المشبوهة إلى زيادة جودة بيانات المنظمة.
التقارير التلقائية
يتم إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية تلقائيًا وإرسالها إلى الأشخاص المعنيين.
أمثلة على العمليات التي يمكن أتمتتها
تسجيل عملاء المبيعات المحتملين من النماذج والرسائل في CRM والإشارة إلى الخبير المناسب
تجهيز الطلبات والتنسيق مع المستودعات والشحن
إدخال معلومات فاتورة الشراء في النظام المحاسبي
الاستجابة الأولية وتصنيف رسائل البريد الإلكتروني وتذاكر الدعم
إعداد التقارير الإدارية من مصادر بيانات متعددة
عمليات الموارد البشرية مثل معالجة السير الذاتية وطلبات الإجازة
خطوات تنفيذ الأتمتة
1. تحديد العمليات وتحديد أولوياتها
تتم مراجعة العمليات الحالية ويتم إعطاء الأولوية لتلك التي تستغرق معظم الوقت وتتمتع بقدرات أتمتة أعلى.
2. إعادة تصميم العملية
إن أتمتة عملية غير فعالة لن يؤدي إلا إلى تسريع عدم الكفاءة؛ لذلك يتم تحسين العملية أولاً ثم تصبح تلقائية.
3. التنفيذ والاختبار
تم بناء سير العمل واختباره باستخدام بيانات حقيقية.
4. المراقبة والتحسين
يتم تناول مراقبة وظائف الأتمتة والأخطاء والاستثناءات بالتفصيل.
الأتمتة والوكلاء والتحول الرقمي
الأتمتة هي الخطوة الأولى والأسرع في التحول الرقمي للمؤسسة. بالنسبة للمهام التي تتطلب الحكم والتخطيط متعدد الخطوات، وكلاء الذكاء الاصطناعي هي خيار أكثر ملاءمة لتحويل البيانات المجمعة إلى رؤية إدارية، تحليل البيانات بالذكاء الاصطناعي إنه مكمل للأتمتة.
أتمتة العمليات التجارية؛ RPA أم سير العمل أم الذكاء الاصطناعي؟
هناك العديد من الأدوات للأتمتة واختيار الأداة المناسبة بينها أمر مهم للغاية. يحاكي التشغيل الآلي للعمليات الروبوتية (RPA) إجراءات المستخدم على الشاشة وهو مفيد للبرامج القديمة التي لا تحتوي على واجهة برمجة التطبيقات (API)، ولكنه يمكن أن ينقطع مع أدنى تغيير في الشاشة. تقوم منصات سير العمل بتوصيل الأنظمة من خلال واجهات برمجة التطبيقات وتكون أكثر استقرارًا. ويضيف الذكاء الاصطناعي إلى هذين الاثنين قوة فهم النص واتخاذ القرارات. في أتمتة العمليات التجارية Netanik، يتم تحديد المجموعة الصحيحة من هذه الأدوات بناءً على أنظمتك الحالية.
حساب عائد الأتمتة على الاستثمار
قبل أي مشروع للأتمتة، نحتاج إلى معرفة ما إذا كان الأمر يستحق القيام به أم لا. تساعد عملية حسابية بسيطة: كم عدد الدقائق التي تستغرقها العملية في كل مرة؟ كم مرة يتكرر في الشهر؟ ما هي تكلفة الساعة الواحدة للشخص الذي يفعل ذلك؟ وما هو ثمن أخطائه؟ ونتيجة هذا الحساب هي التكلفة السنوية للقيام بالعملية يدويًا، والتي تتم مقارنتها بتكلفة تنفيذ وصيانة الأتمتة. عادةً ما تدفع العمليات المتكررة تكاليف الأتمتة في فترة زمنية قصيرة.
إن الفوائد مثل رضا الموظفين، وسرعة استجابة العملاء، والقدرة على النمو دون زيادة تكاليف العمالة، على الرغم من صعوبة قياسها، غالبا ما تكون أكثر قيمة من المدخرات المباشرة.
أتمتة العمليات التجارية في مختلف أقسام المنظمة
المبيعات والتسويق: التسجيل التلقائي للعملاء المتوقعين، والتسجيل والإحالة إلى خبير، وإرسال رسائل المتابعة.
المالية والمحاسبة: معالجة الفواتير وتسوية المدفوعات وإعداد التقارير الدورية.
دعم العملاء: تصنيف التذاكر وتحديد أولوياتها والرد تلقائيًا على التذاكر البسيطة.
الموارد البشرية: الفحص الأولي للسير الذاتية، وعملية جذب الطلبات وتسجيلها.
التشغيل والمستودع: التنبيه بنقص المخزون وتسجيل أوامر الشراء وتنسيق الشحن.
الأمن والتحكم في الأتمتة
عندما تعمل الأنظمة معًا دون تدخل بشري، يصبح التحكم في الوصول وتسجيل الأحداث أكثر أهمية. في أتمتة العمليات التجارية باستخدام الذكاء الاصطناعي، هناك بعض المخاطر مثل التلاعب بإدخالات النص، والتي يتم سردها في OWASP أعلى 10 لتطبيقات LLM موصوفة. تم تصميم سير العمل لدينا مع الحد الأدنى من الوصول والتحقق من صحة المخرجات والتسجيل الكامل للأنشطة.
الأسئلة المتداولة حول أتمتة العمليات
هل يجب علينا تغيير البرنامج الحالي للأتمتة؟
عادة لا. تعتمد الأتمتة على أنظمتك الحالية وتربطها معًا. فقط إذا لم يكن للبرنامج أي وسيلة للاتصال، يتم اقتراح حل بديل.
متى ستظهر النتائج الأولى للأتمتة؟
يمكن عادة تنفيذ أتمتة عملية معينة في غضون بضعة أسابيع، ومن اليوم الأول، يتم تقليل الوقت المستغرق في هذا العمل.
ماذا لو فشل النظام الآلي؟
لكل سير عمل، يتم تحديد مسار معالجة الأخطاء والتنبيهات. تتم إحالة الحالات المشبوهة أو غير العادية للمراجعة البشرية.
هل الأتمتة مناسبة للشركات الصغيرة؟
نعم تستفيد الشركات الصغيرة التي لديها فريق محدود من الوقت من توفير وقت الموظفين.
من أين تبدأ أتمتة العمليات التجارية؟
من عملية متكررة وبسيطة بنتيجة قابلة للقياس. إن نجاح الأتمتة الأولى يفوز بثقة المنظمة ويمهد الطريق لأتمتة العمليات الأكثر تعقيدًا.
هل تعمل الأتمتة مع البرامج الإيرانية؟
نعم، إذا كان بإمكان البرنامج تبادل البيانات عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو قاعدة البيانات أو الملف. بالنسبة للبرامج التي لا تحتوي على واجهة برمجة التطبيقات (API)، يتم استكشاف الحلول البديلة.